Dokumente sicher teilen – strukturiert, schnell und DSGVO-konform
Im Maklergeschäft müssen ständig Dokumente weitergegeben werden:
– Exposés
– Grundrisse
– Energieausweise
– Finanzierungsunterlagen
– Kaufvertragsentwürfe
– Verwaltungsdokumente
– Mietverträge
– Protokolle
Oft geschieht das per E-Mail, WeTransfer oder über private Cloud-Lösungen.
Das birgt Risiken, rechtlich und organisatorisch.
HV-Office unterstützt Makler dabei, den Datenaustausch mit Partnern professionell und sicher zu organisieren.
E-Mail ist kein Dokumentenmanagement
Typische Probleme:
– unverschlüsselte Anhänge
– falsche Empfänger
– Versionschaos
– unübersichtliche Postfächer
– fehlende Dokumentation
– kein Überblick über versendete Unterlagen
Im Ernstfall ist nicht nachvollziehbar, wer welche Daten erhalten hat.
DSGVO-Risiken bei sensiblen Daten
Makler verarbeiten:
– Gehaltsnachweise
– Bonitätsunterlagen
– Ausweiskopien
– Bankverbindungen
– Mietverträge
– Kaufverträge
Werden diese Dokumente unsicher übermittelt, drohen:
– Datenschutzverstöße
– Bußgelder
– Vertrauensverlust
– Haftungsrisiken
Gerade hybride Makler-Verwalter tragen hier doppelte Verantwortung.
Unterschiedliche Partner – unterschiedliche Anforderungen
Ein Makler arbeitet parallel mit:
– Notaren
– Banken
– Eigentümern
– Käufern
– Mietern
– Verwaltungspartnern
– Dienstleistern
Jeder benötigt Zugriff auf andere Informationen – jedoch nicht auf alles. Ohne klare Struktur entsteht Kontrollverlust.
Fehlende Transparenz erschwert Nachvollziehbarkeit
Wichtige Fragen:
– Welche Dokumente wurden versendet?
– Welche Version ist aktuell?
– Wer hat Zugriff?
– Wann wurden Daten gelöscht?
– Wie lange dürfen Unterlagen gespeichert werden?
Ohne strukturiertes System ist das kaum kontrollierbar.
Mit HV-Office sicheren Datenaustausch etablieren
Wir schaffen eine professionelle Struktur für Ihre Dokumenten- und Datenweitergabe.
Unsere Unterstützung sorgt dafür, dass:
– Dokumente sicher und verschlüsselt geteilt werden
– Zugriff zeitlich begrenzt werden kann
– Berechtigungen klar definiert sind
– Versionen nachvollziehbar bleiben
– sensible Daten geschützt übertragen werden
– Partner strukturiert eingebunden sind
– Sie jederzeit den Überblick behalten
Unsere Lösungen für Sie:
